(趣旨)

第1条　この規程は、大河原町の文書の取扱いに関し、別に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにしておかなければならない。

(総務課長の職務)

第3条　総務課長は、本庁及び出先機関の文書事務を総括し、適正かつ円滑に処理されるよう常に留意し、必要があると認めるときは、当該事務の処理に関し調査を行い、報告を求め、又は指導しなければならない。

(主管課長の職務)

第3条の2　主管課長は、課内の事務文書を総括し、回議文書の審査及び課内の文書管理について、適性かつ円滑に処理されるよう指導調整をしなければならない。

(文書取扱主任)

第4条　本庁の課(局を含む。以下同じ。)及び出先機関に文書取扱主任(以下「主任」という。)を置く。

(主任の職務)

第5条　主任は、主管課長の命を受け、次の各号に掲げる事務を処理しなければならない。

(文書関係帳簿)

第6条　総務課には、次の各号に掲げる帳簿を備えなければならない。

(文書の種類)

第7条　文書の種類は、次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第8条　文書(前条第2号イ及び第5号に掲げるものを除く。)には、記号及び番号をつけなければならない。

(文書の配付及び収受)

第9条　本庁及び出先機関に到達した文書は、次の各号により主管課に配付するものとする。

(料金未払等の取扱い)

第10条　送達された文書のうち、郵便料金の未払又は不足のものがあるときは、総務課長が認めるものに限り、その料金を支払って収受するものとする。

(誤配文書の回送)

第11条　主管課長は、第9条の規定により配付された文書のうち、その主管に属さないものがあるときは、直ちに総務課長に回送しなければならない。

第12条　削除

(勤務時間外に到達した文書)

第13条　勤務時間外に到達した文書は、勤務時間外に郵便物の受領に関する事務を行う者が受領し、勤務時間開始後速やかに、総務課長に引き渡すものとする。

(文書の処理)

第14条　主管課長は、収受又は配付された文書を査閲し、自ら必要な処置をとるほか、所属職員に指示してすみやかに処理しなければならない。

(文書の起案)

第15条　文書の起案は、次の各号により処理できるものを除き回議用紙(様式第8号)を用いなければならない。

(文書の処理期限)

第16条　主管課長は、処理期限のある文書については、当該期限内に処理するように努めなければならない。

(起案の要領)

第17条　起案に際しては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(回議書の作成要領)

第18条　回議書の作成に際しては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(回議の要領)

第19条　回議書を回議するときは、職制の順で査閲又は決裁を受けなければならない。

(文書の審査及び法令審査委員会への付議)

第20条　次の各号に掲げる回議書は決裁を受ける前に総務課長の審査を受けなければならない。

(決裁済の表示)

第21条　決裁の終った回議書(以下「原議」という。)には、本庁にあっては主任が、出先機関にあっては長が決裁済印(様式第11号)を押すものとする。

(施行文書の処理)

第22条　施行を要する原議は、特に施行期日を指定されたもののほかは、すみやかに施行しなければならない。

(文書の施行者名)

第23条　文書の施行者名は、町長名とする。ただし、様式等で定められている場合又は軽易な文書については本文の規定にかかわらず、副町長又は課長の名で施行することができるものとする。

(文書の日付)

第24条　施行する文書の日付けは、発送する日としなければならない。

(浄書及び校合)

第25条　施行する文書は、主管課において浄書、校合するものとする。

(公印等の押印)

第26条　施行する文書には、公印を押さなければならない。ただし、次の各号に掲げるものについては、この限りでない。

(文書の発送)

第26条の2　施行する文書は、総務課において発送しなければならない。ただし、特に緊急を要するものその他特別の事情のあるものは、あらかじめ総務課長の承認を受け主管課において発送することができる。

(施行文書の登録)

第27条　施行を要する原議は、総務課に回付して施行文書の登録を受けなければならない。ただし、軽易なものは、これを省略することができる。

(原議の整理)

第28条　施行済の原議には、発送年月日を記入、所定欄に発送者の印を押さなければならない。

(文書の整理)

第29条　主管課長は、未完結文書又は完結文書に区分してその所在箇所及び処理状況を明らかにしておかなければならない。

(文書の持出しの禁止等)

第30条　文書は、上司の許可を得ないで、庁外に持ち出し、職員以外の者に示し、若しくは写させてはならない。

(完結文書の編集及び製本)

第31条　完結文書は、主管課において、次の各号に掲げるところにより、文書分類の基準に従い編集及び製本しなければならない。

(保存年限、種別及び文書の分類)

第32条　完結文書の保存は、次の種別により当該保存年限によるものとし、個々の文書保管及び保存年限並びに文書の分類(以下「文書分類表」という。)は、別に定める。ただし、種別が明らかでない文書については事件の軽重により総務課長が決定し、そのいずれかの種別に編入するものとする。

(種別の標準)

第33条　前条の種別に編入する文書の標準は、次のとおりとする。

(文書の保管)

第34条　主管課は、第31条の規定により編集及び製本した文書を、会計年度によるものは翌年度8月末日まで、暦年によるものはその完結した日の属する年の翌年3月末日までに第33条の種別及び文書分類表の定める分類別に整理し、完結文書で1年間一定の箇所に集め保管しなければならない。

(文書の保存)

第35条　前条に定める期間を経過した完結文書は、当該完結文書の保存年限が満了する日まで主管課長において書庫に収蔵しなければならない。

(書庫の管理)

第36条　書庫は、主管課長が管理し、適切に保存管理しなければならない。

(保存文書の閲覧等)

第37条　書庫に保存した文書(以下「保存文書」という。)を閲覧又は借覧しようとする者は、文書閲覧、借覧書(様式第17号)を主管課長に提出し、その承認を受けなければならない。

(廃棄)

第38条　主管課長は、文書が保存年限を経過したときは、総務課長に廃棄文書目録(様式第18号)を提出し、当該文書を廃棄しなければならない。