○特定個人情報取扱規程

平成27年12月28日

訓令第13号

目次

第1章 総則(第1条―第4条)

第2章 安全管理措置

第1節 組織的安全管理措置・人的安全管理措置(第5条―第14条)

第2節 物理的安全管理措置(第15条―第19条)

第3節 技術的安全管理措置(第20条―第23条)

第3章 特定個人情報等の取得(第24条―第34条)

第4章 特定個人情報の利用(第35条―第39条)

第5章 特定個人情報の保管(第40条―第45条)

第6章 特定個人情報の提供(第46条―第49条)

第7章 特定個人情報の開示、訂正等、利用停止等(第50条―第55条)

第8章 特定個人情報の廃棄・削除(第56条―第59条)

第9章 特定個人情報の委託の取扱い(第60条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、大河原町(以下「町」という。)が、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)、大河原町個人情報保護条例(平成16年条例第18号。以下「個人情報保護条例」という。)及び特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(行政機関等・地方公共団体等編)に基づき、特定個人情報の取得、保管、利用、提供、開示、訂正、利用停止、廃棄の各段階における留意事項及び安全管理措置について定め、町の取り扱う特定個人情報等の適正な取扱いを確保することを目的とするものである。なお、個人番号及び特定個人情報等に関しては、町の個人情報保護に関する他の規程又はマニュアルに優先してこの規程が適用される。この規程の規定が個人情報保護に関する他の規程又はマニュアルの規定と矛盾抵触する場合にはこの規程の規定が優先的に適用される。

(定義)

第2条 この規程で掲げる用語の定義は、次のとおりとする。なお、この規程における用語は、他に特段の定めのない限り番号法その他の関係法令の定めに従う。

(1) 「職員等」とは、町の組織内にあって直接又は間接に町の指揮監督を受けて町の業務に従事している者をいい、町との間の雇用関係にない者(町長、副町長等)を含む。

(2) 「個人情報」とは、個人情報保護法第2条第1項に規定する個人情報であって、生存する個人に関する情報であり、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。

(3) 「個人番号」とは、番号法第7条第1項又は第2項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう(番号法第2条第6項及び第7項、第8条並びに第67条並びに附則第3条第1項から第3項まで及び第5項における個人番号)。

(4) 「特定個人情報」とは、個人番号(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。番号法第7条第1項及び第2項、第8条並びに第67条並びに附則第3条第1項から第3項まで及び第5項を除く。)をその内容に含む個人情報をいう。

(5) 「特定個人情報等」とは、個人番号及び特定個人情報をあわせたものをいう。

(6) 「個人情報ファイル」とは、個人情報を含む情報の集合物であって、特定の個人情報について電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「個人情報保護法施行令」という。)で定めるものをいう。

(7) 「特定個人情報ファイル」とは、個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。

(8) 「保有個人情報」とは、職員等が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、職員が組織的に利用するものとして、町が保有して公文書に記録されているものをいう。

(9) 「個人番号利用事務」とは、行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が番号法第9条第1項又は第2項の規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう。

(10) 「個人番号関係事務」とは、番号法第9条第3項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。

(11) 「個人番号利用事務等」とは、個人番号利用事務と個人番号関係事務をあわせたものをいう。

(12) 「個人番号利用事務実施者」とは、個人番号利用事務を処理する者及び個人番号利用事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。

(13) 「個人番号関係事務実施者」とは、個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。

(14) 「個人番号利用事務等実施者」とは、個人番号利用事務実施者と個人番号関係事務実施者をあわせたものをいう。

(15) 「管理区域」とは、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域をいう。

(16) 「取扱区域」とは、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域をいう。

(17) 「住基系ネットワーク」とは、町において住民情報システムを利用する目的で構築した、物理的にインターネットと遮断したネットワークをいう。

(18) 「情報系ネットワーク」とは、町において構築した、インターネットに接続されたネットワークをいう。

(個人番号の取扱事務の範囲)

第3条 町が個人番号利用事務実施者として個人番号を取り扱う事務の範囲は番号法に規定されている範囲とし、個人番号関係事務実施者として個人番号を取り扱う事務の範囲は別表のとおりとする。

(取り扱う特定個人情報等の範囲)

第4条 町が個人番号関係事務において使用する個人番号及び個人番号と関連付けて管理される特定個人情報は以下のとおりとする。

(1) 職員等又は職員等以外の個人から、番号法第16条に基づく本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類(個人番号カード、通知カード、身元確認書類等)及びこれらの写し

(2) 町が税務署等の行政機関等に提出するために作成した法定調書及びこれらの控え

(3) 町が法定調書を作成するうえで職員等又は職員等以外の個人から受領する個人番号が記載された申告書等

(4) その他個人番号と関連づけて保存される情報

2 第1項各号に該当するか否かが定かでない場合は、総括責任者が判断する。

第2章 安全管理措置

第1節 組織的安全管理措置・人的安全管理措置

(組織体制)

第5条 安全管理措置については、以下の組織・体制とする。

(1) 総括責任者

(2) 保護責任者

(3) 監査責任者

(4) 事務取扱担当者

2 総括責任者は、総務課長とする。

3 保護責任者は個人番号利用事務等を実施する課・局・所・館の長とする。

4 監査責任者は副町長とする。

5 事務取扱担当者は、各部署において個人番号が記載された書類等を受領する担当者として保護責任者が指定する。

(総括責任者の責務)

第6条 総括責任者は、この規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、保護責任者及び事務取扱担当者にこれを理解させ、遵守させるための教育訓練、安全対策の実施並びに周知徹底等の措置を実施する責任を負う。

2 総括責任者は、次の業務を所管する。

(1) この規程及び委託先の選定基準の承認及び周知

(2) 特定個人情報の安全管理に関する教育・研修の企画

(3) 特定個人情報の利用申請の承認及び記録等の管理

(4) 管理区域及び取扱区域の設定

(5) 特定個人情報の取扱区分及び権限についての設定及び変更の管理

(6) 特定個人情報の取扱状況の把握

(7) 委託先における特定個人情報の取扱状況等の監督

(8) その他町における特定個人情報の安全管理に関すること。

(保護責任者の責務)

第7条 保護責任者は、この規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、所属する事務取扱担当者にこれを理解、遵守させる責任を負い、また、必要かつ適切な監督を行うものとする。

(事務取扱担当者の責務)

第8条 事務取扱担当者は、特定個人情報の取得、保管、利用、提供、開示、訂正、利用停止、廃棄又は委託処理等、特定個人情報を取扱う業務に従事する際、番号法及び個人情報保護法並びにその他の関連法令、特定個人情報ガイドライン、この規程及びその他の規程並びに総括責任者の指示した事項に従い、特定個人情報の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。

2 事務取扱担当者は、特定個人情報の漏えい等、番号法若しくは個人情報保護法又はその他の関連法令、特定個人情報ガイドライン、この規程又はその他の規程に違反している事実又は兆候を把握した場合、速やかに総括責任者に報告するものとする。

3 個人番号関係事務において、各部署において個人番号が記載された書類等の受領をする事務取扱担当者は、個人番号の確認等の必要な事務を行った後はできるだけ速やかにその書類を受け渡すこととし、自分の手元に個人番号を残してはならないものとする。

(研修)

第9条 総括責任者は、事務取扱担当者にこの規程を遵守させるための教育又は研修を企画・運営する責任を負う。

2 研修の内容及びスケジュールは、年度毎に総括責任者が定める。

3 事務取扱担当者は、総括責任者が主催するこの規程を遵守させるための教育又は研修を受けなければならない。

(運用状況・取扱状況の記録)

第10条 保護責任者は、特定個人情報を取り扱う業務について「特定個人情報管理台帳(様式第1号)」を整備し、以下の項目につき記録するものとする。(ただし、第8号については、委託先から受領した証明書等により、第9号については別途情報システムのログにより、確認するものとする。)なお、特定個人情報管理台帳には、特定個人情報等は記載しないものとする。

(1) 特定個人情報ファイルの種類、名称

(2) 責任者、取扱部署

(3) 特定個人情報等を取り扱う事務を実施する取扱区域の場所

(4) 特定個人情報の取得及び特定個人情報ファイルへの入力状況

(5) 特定個人情報ファイルの利用・出力状況の記録

(6) 書類・媒体等の持出しの記録

(7) 特定個人情報ファイルの削除・廃棄記録

(8) 削除・廃棄を委託した場合、これを証明する記録等

(9) 特定個人情報ファイルを情報システムで取り扱う場合、事務取扱担当者の情報システムの利用状況(ログイン実績、アクセスログ等)の記録

(情報漏えい事案等への対応)

第11条 総括責任者は、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損による事故(以下「漏えい事案等」という。)が発生したことを知った場合又はその可能性が高いと判断した場合は、この規程に基づき、適切に対処するものとする。

2 総括責任者は、副町長と連携して漏えい事案等に対応する。

3 総括責任者は、漏えい事案等が発生したと判断した場合は、その旨及び調査結果を町長に報告し、当該漏えい事案等の対象となった情報主体に対して、事実関係の通知、謝意の表明、原因関係の説明等を速やかに行うものとする。

4 総括責任者は、漏えい事案等が発生した場合、必要に応じ捜査当局に対して必要な報告を速やかに行う。

5 総括責任者は、漏えい事案等が発生したと判断した場合は、情報漏えい等が発生した原因を分析し、再発防止に向けた対策を講じるものとする。

6 総括責任者は、漏えい事案等が発生したと判断した場合は、その事実を本人に通知するとともに、必要に応じて公表する。

7 総括責任者は、他団体における漏えい事故等を踏まえ、類似事例の再発防止のために必要な措置の検討を行うものとする。

8 総括責任者は、漏えい事案等への対応状況の記録を年に1回以上の頻度にて分析するものとする。

(苦情への対応)

第12条 事務取扱担当者は、番号法、個人情報保護法、個人情報保護条例、特定個人情報保護ガイドライン又はこの規程に関し、情報主体から苦情の申出を受けた場合には、その旨を総括責任者に報告する。報告を受けた総括責任者は、適切に対応するものとする。

(監査)

第13条 監査責任者は、町の特定個人情報の適正な取扱いその他法令及びこの規程の遵守状況について検証し、その改善を総括責任者に促す。

(取扱状況の確認並びに安全管理措置の見直し)

第14条 総括責任者は、年1回以上の頻度で又は臨時に特定個人情報の運用状況の記録及び特定個人情報ファイルの取扱状況の確認を実施しなければならない。

2 総括責任者は、前項の確認の結果及び前条の監査の結果に基づき、安全管理措置の評価、見直し及び改善に取り組むものとする。

第2節 物理的安全管理措置

(特定個人情報等を取り扱う区域の管理)

第15条 町は管理区域及び取扱区域を明確にし、それぞれの区域に対し、次の各号に従い以下の措置を講じる。

(1) 管理区域 入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器及び電子媒体等の制限を行うものとする。

(2) 取扱区域 可能な限り壁又は間仕切り等の設置をしたり、事務取扱担当者以外の者の往来が少ない場所への座席配置や、後ろから覗き見される可能性が低い場所への座席配置等をするなど座席配置を工夫するものとする。

(電子データを取り扱うネットワーク)

第16条 個人番号が含まれる電子データは、原則としてネットワークから遮断された独立した端末又は住基系ネットワーク上でのみ取り扱うこととする。

2 やむを得ず情報系ネットワークで取り扱う場合は、あらかじめ総括責任者へ個人番号を含む電子データの情報系ネットワーク使用許可申請書(様式第2号)により申請するものとする。

3 総括責任者はセキュリティ対策の状況等を確認し、セキュリティが確保されていると認める場合、個人番号を含む電子データの情報系ネットワーク使用許可(却下)書(様式第3号)により許可するものとする。

(機器及び電子媒体等の盗難等の防止)

第17条 町は管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、次の各号に掲げる措置を講じる。

(1) 特定個人情報等を取扱う機器、電子媒体又は書類等を、施錠できるキャビネット・書庫等に保管する。

(2) 住基系ネットワークでアクセス制御等による安全管理措置をされている機器等を除き、特定個人情報ファイルを取扱う情報システムが機器のみで運用されている場合は、セキュリティワイヤー等により固定する。

(電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止)

第18条 町は特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持出し(特定個人情報等を、管理区域又は取扱区域の外へ移動させることをいい、庁舎内での移動等も含まれる。)は、次に掲げる場合を除き禁止する。

(1) 個人番号関係事務に係る外部委託先に、委託事務を実施する上で必要と認められる範囲内でデータを提供する場合

(2) 行政機関等への法定調書の提出等、町が実施する個人番号関係事務に関して個人番号利用事務実施者に対しデータ又は書類を提出する場合

(3) 特別に取扱区域外に持ち出す必要があると総括責任者が認めた場合

2 前項により特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持出しを行う場合には、以下の安全策を講じるものとする。ただし、行政機関等に法定調書等をデータで提出するに当たっては、行政機関等が指定する提出方法に従うものとする。

(1) 特定個人情報等が記録された電子媒体を安全に持ち出す方法

 持出しデータの暗号化

 持出しデータのパスワードによる保護

 施錠できる搬送容器の使用

 追跡可能な移送手段の利用

(2) 特定個人情報等が記載された書類等を安全に持ち出す方法(封緘、目隠しシールの貼付)

(廃棄・削除段階における物理的安全管理措置)

第19条 特定個人情報等の廃棄・削除段階における記録媒体等の管理は次のとおりとする。

(1) 事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された書類等を廃棄する場合、シュレッダー等による記載内容が復元不能までの裁断、焼却・溶解等の復元不可能な手段を用いるものとする。

(2) 事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された機器及び電子媒体等を廃棄する場合、データ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等により、復元不可能な手段を用いるものとする。

(3) 事務取扱担当者は、特定個人情報ファイル中の個人番号又は一部の特定個人情報等を削除する場合、容易に復元できない手段を用いるものとする。

(4) 個人番号が記載された書類等については、当該関連する法定調書の法定保存期間経過後1年以内に廃棄をするものとする。

2 事務取扱担当者は、個人番号若しくは特定個人情報ファイルを削除した場合、又は電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存するものとする。削除・廃棄の記録としては、特定個人情報ファイルの種類・名称、責任者・取扱部署、削除・廃棄状況を記録するものとし、個人番号自体は含めないものとする。

第3節 技術的安全管理措置

(アクセス制御)

第20条 特定個人情報へのアクセス制御は以下のとおりとする。

(1) 個人番号と紐付けてアクセスできる情報の範囲をアクセス制御により限定する。

(2) 特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを、アクセス制御により限定する。

(3) ユーザーIDに付与するアクセス権により、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを使用できる者を事務取扱担当者に限定する。

(アクセス者の識別と認証)

第21条 特定個人情報等を取り扱う情報システムは、ユーザーID、パスワード、ICカード、生体認証等の識別方法により、事務取扱担当者が正当なアクセス権を有する者であることを、識別した結果に基づき認証するものとする。

(不正アクセス等の防止)

第22条 町は、以下の方法により、情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するものとする。

(1) 情報システムと外部ネットワークとの接続箇所に、ファイアウォール等を設置し、不正アクセスを遮断する。

(2) 情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等(ウイルス対策ソフトウェア等)を導入する。

(3) 導入したセキュリティ対策ソフトウェア等により、入出力データにおける不正ソフトウェアの有無を確認する。

(4) 機器やソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により、ソフトウェア等を最新状態とする。

(5) ログ等の分析を定期的に行い、不正アクセス等を検知する。

(情報漏えい等の防止)

第23条 町は、特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、通信経路における情報漏えい等及び情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏えい等を防止するものとする。

(1) 通信経路における情報漏えい等の防止策 通信経路の暗号化

(2) 情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏えい等の防止策

 データの暗号化

 パスワードによる保護

第3章 特定個人情報等の取得

(特定個人情報の適正な取得)

第24条 町は、特定個人情報等の取得を適法かつ公正な手段によって行うものとする。

(特定個人情報の利用目的)

第25条 町が、職員等又は第三者から取得する特定個人情報の利用目的は、第3条に掲げた個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。

(特定個人情報の取得時の利用目的の通知等)

第26条 町は、特定個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を情報主体に通知し、又は公表しなければならない。この場合において、通知の方法については、原則として書面(電子的方式、磁気的方式、その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録を含む。以下同じ。)によることとし、公表の方法については、掲示板への書面の掲示・備付け、ホームページ等での公表等適切な方法によるものとする。職員から特定個人情報を取得する場合には、メールにおける通知、利用目的を記載した書類の提示等の方法による。

2 職員は、利用目的の変更を要する場合、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して、本人への通知、公表又は明示を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報を利用することができる。

(個人番号の提供の要求)

第27条 町は、第3条に掲げる事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。

2 職員又は第三者が、町の個人番号の提供の要求又は第31条に基づく本人確認に応じない場合には、番号法に基づくマイナンバー制度の意義について説明をし、個人番号の提供及び本人確認に応ずるように求めるものとする。

(個人番号の提供を求める時期)

第28条 町は、第3条に定める事務を処理するために必要があるときに個人番号の提供を求めることとする。

2 前項にかかわらず、本人との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予想される場合には、契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることができるものとする。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第29条 特定個人情報の「提供」とは、法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味するものであり、庁内の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は提供ではなく利用に該当し、個人番号の利用制限(第35条)に従うものとする。

2 町は、番号法第19条各号のいずれかに該当し特定個人情報の提供を受けることができる場合を除き、特定個人情報の提供を求めてはならない。

(特定個人情報の収集制限)

第30条 町は第3条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を収集しないものとする。

(本人確認)

第31条 町は番号法第16条に定める各方法及び町が定める要綱により、職員又は第三者の個人番号の確認及び当該人の身元確認を行うものとする。また、代理人については、同条に定める各方法により、当該代理人の身元確認、代理権の確認及び本人の個人番号の確認を行うものとする。なお、本人確認の状況を記録するものとする。

(取得段階における安全管理措置)

第32条 特定個人情報の取得段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は第2章第1節に従うものとする。

第33条 特定個人情報の利用段階における物理的安全管理措置は第2章第2節に従うものとする。

第34条 特定個人情報の利用段階における技術的安全管理措置は第2章第3節に従うものとする。

第4章 特定個人情報の利用

(個人番号の利用制限)

第35条 町は、第25条に掲げる利用目的の範囲内でのみ利用するものとする。

2 町は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならないものとする。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第36条 町が特定個人情報ファイルを作成するのは、第3条に定める事務を実施するために必要な範囲に限り、これらの場合を除き特定個人情報ファイルを作成しないものとする。

(利用段階における安全管理措置)

第37条 特定個人情報の利用段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は第2章第1節に従うものとする。

第38条 特定個人情報の利用段階における物理的安全管理措置は第2章第2節に従うものとする。

第39条 特定個人情報の利用段階における技術的安全管理措置は第2章第3節に従うものとする。

第5章 特定個人情報の保管

(特定個人情報の正確性の確保)

第40条 事務取扱担当者は、特定個人情報を第25条に掲げる利用目的の範囲において、正確かつ最新の状態で管理するよう努めるものとする。

(保有個人情報に関する事項の公表等)

第41条 町は、個人情報保護法第24条第1項に基づき、特定個人情報に係る保有個人情報に関する事項を本人の知り得る状態に置くものとする。

(特定個人情報の保存制限)

第42条 町は、第3条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を保管してはならない。

2 町は、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間は、支払調書の再作成等の個人番号関係事務を行うために必要があると認められるため、当該書類だけでなく、財務会計システム内においても保存することができる。

3 町は、番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類(個人番号カード、通知カード、身元確認書類等)の写しや町が行政機関等に提出する法定調書の控えや当該法定調書を作成するうえで町が受領する個人番号が記載された申告書等を特定個人情報として保管するものとする。これらの書類については、法定調書の再作成を行うなど個人番号関係事務の一環として利用する必要があると認められるため、関連する所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間保存することができる。

(保管段階における安全管理措置)

第43条 特定個人情報の保管段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は第2章第1節に従うものとする。

第44条 特定個人情報の保管段階における物理的安全管理措置は第2章第2節に従うものとする。

第45条 特定個人情報の保管段階における技術的安全管理措置は第2章第3節に従うものとする。

第6章 特定個人情報の提供

(特定個人情報の提供制限)

第46条 町は、番号法第19条各号に掲げる場合を除き、本人の同意の有無に関わらず、特定個人情報を第三者に提供(法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味し、内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は該当しないものとする。)しないものとする。なお、本人の事前同意があっても特定個人情報の第三者提供ができないことに留意するものとする。

(提供段階における安全管理措置)

第47条 特定個人情報の提供段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は第2章第1節に従うものとする。

第48条 特定個人情報の提供段階における物理的安全管理措置は第2章第2節に従うものとする。

第49条 特定個人情報の提供段階における技術的安全管理措置は第2章第3節に従うものとする。

第7章 特定個人情報の開示、訂正等、利用停止等

(特定個人情報の開示)

第50条 町は、本人から当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人情報について開示を求められた場合は、次条に規定する手続き及び方法により、遅滞なく、当該情報の情報主体であることを厳格に確認した上で、当該本人が開示を求めてきた範囲内でこれに応ずるものとする。なお、当該本人に法定調書の写しを送付する際、法定調書の写しに本人以外の個人番号が含まれている場合には、その部分についてはマスキング等をするものとする。

2 町は、次の事由に該当する場合には、当該開示請求の全部又は一部を不開示とすることができ、その場合には請求者に対してその旨及び理由(根拠とした個人情報の保護に関する法律の条文及び判断の基準となる事実を示すこととする。)を説明することとする。

(1) 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

(2) 町の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

(3) 他の法令に違反することとなる場合

(保有個人情報の開示請求処理手順)

第51条 前条に基づき本人又はその代理人(未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人、又は本人が委任した任意代理人をいう。以下同じ。)から当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人情報について開示請求を受けた場合は、個人情報保護条例第17条及び大河原町個人情報保護条例施行規則によって応ずることとする。

(保有個人情報の訂正等)

第52条 町は、当該本人が識別される保有個人情報の内容が事実でないことを理由に当該本人から訂正、追加又は削除を求められた場合は、必要な調査を行い、その結果に基づき、遅滞なくこれに応ずることとする。かかる訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、当該本人に対し、遅滞なくその旨(訂正等を行ったときは、その内容を含む。)を通知するものとする。なお、訂正等を行わない場合又は当該本人の求めと異なる措置をとる場合は、その判断の根拠及びその根拠となる事実を示し、その理由を説明することとする。

(保有個人情報の訂正等処理手順)

第53条 前条に基づき、開示の結果、特定個人情報に係る保有個人情報が事実ではないとして、訂正、追加又は削除(以下「訂正等」とする。)を求められた場合は、次の手順にて応ずることとする。

(1) 当該請求者に対し、訂正等すべき内容が事実である旨を証明できる資料の提出を求める。

(2) 総括責任者は、提出された資料に基づき、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく必要な調査を行い、訂正等を行うかどうかを決定する。

(3) 検討した結果については、遅滞なく当該請求者に対して書面にて、郵送又はこれに代わる方法により通知する。また訂正等の措置をとらない場合は、判断の根拠及び根拠となる事実を示し、その理由についても説明をすることとする。

2 特定個人情報に係る保有個人情報の訂正等は、次に掲げる各号に従って行わなければならない。

(1) 総括責任者は、当該保有個人情報を取扱う事務取扱担当者を特定し、その者以外の者に訂正等の作業を行わせてはならない。

(2) 事務取扱担当者は、訂正等の作業を総括責任者の指示に従って行い、総括責任者が作業結果を確認する。

(3) 総括責任者は、更新理由、訂正等の申請者、訂正等の日付、保護責任者、事務取扱担当者及び訂正等の内容を記録し1年間保管する。

(保有個人情報の利用停止等)

第54条 町は、本人から、当該本人が識別される保有個人情報が、個人情報保護法第16条の規定に違反して取得されているという理由、同法第17条の規定に違反して取り扱われたものであるという理由又は番号法第19条の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人情報の利用の停止、消去又は第三者への提供の停止(以下、本条において「利用停止等」という。)を求められた場合であって、利用停止等に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該特定個人情報の利用停止等を行わなければならない。ただし、利用停止等を行うことに多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、当該本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りではない。

2 前項の規定に基づき求められた利用停止等の全部又は一部を行ったとき若しくは行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨(当該本人から求められた措置と異なる措置を行う場合にはその措置内容を含む。)を通知しなければならない。なお、利用停止等を行わない場合又は本人の求めと異なる措置をとる場合は、その判断の根拠及びその根拠となる事実を示し、その理由を説明することとする。

(開示等を求める手続)

第55条 町は、特定個人情報に関して、個人情報保護法第29条第1項の開示等の求めを受け付ける方法を定めた場合には、町における特定個人情報等の安全管理に関する基本方針と一体としてインターネットのホームページでの常時掲載を行うこと、又は窓口等での掲示・備付け等を行うこととする。

2 開示等の求めをする者が本人又は代理人であることの確認の方法を定めるに当たっては、十分かつ適切な確認手続とするよう留意する。

第8章 特定個人情報の廃棄・削除

(特定個人情報の廃棄・削除)

第56条 町は第3条に規定する事務を処理する必要がある範囲内に限り特定個人情報等を収集又は保管し続けるものとする。なお、書類等について所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものについては、これらの書類等に記載された個人番号については、その期間保管するものとし、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除するものとする。

(廃棄・削除段階での安全管理措置)

第57条 特定個人情報の廃棄・削除段階における組織的安全管理措置及び人的安全管理措置は第2章第1節に従うものとする。

第58条 特定個人情報の廃棄・削除段階における物理的安全管理措置は第2章第2節第19条に従うものとする。

第59条 特定個人情報の廃棄・削除段階における技術的安全管理措置は第2章第3節に従うものとする。

第9章 特定個人情報の委託の取扱い

(委託先における安全管理措置)

第60条 町は、個人番号関係事務又は個人番号利用事務の全部又は一部の委託する場合には、町自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が委託先において適切に講じられるよう、必要かつ適切な監督を行うものとする。

2 前項の必要かつ適切な監督には次に掲げる事項が含まれる。

(1) 委託先の適切な選定

(2) 委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結

(3) 委託先における特定個人情報の取扱状況の把握

3 前項第1号の委託先の適切な選定としては、以下の事項について特定個人情報の保護に関して町が定める水準を満たしているかについて、あらかじめ確認する。

(1) 設備

(2) 技術水準

(3) 従業者(事業者の組織内にあって直接間接に事業者の指揮監督を受けて事業者の業務に従事している者をいう。具体的には、従業員のほか、取締役、監査役、理事、監事、派遣社員等を含む。)に対する監督・教育の状況

(4) 経営環境状況

(5) 特定個人情報の安全管理の状況(個人番号を取り扱う事務の範囲の明確化、特定個人情報等の範囲の明確化、事務取扱担当者の明確化、個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄を含むがこれらに限らない。)

(6) 暴力団、暴力団員、暴力団員でなくなった時から5年を経過しない者、暴力団準構成員、暴力団関係企業、総会屋等、社会運動等標ぼうゴロ又は特殊知能暴力集団等、その他これらに準ずる者(以下総称して「暴力団員等」という。)又は以下のからまでのいずれにも該当しないこと

 暴力団員等が経営を支配していると認められる関係を有すること。

 暴力団員等が経営に実質的に関与していると認められる関係を有すること。

 自己、自社若しくは第三者の不正の利益を図る目的又は第三者に損害を加える目的をもってするなど、不当に暴力団員等を利用していると認められる関係を有すること。

 暴力団員等に対して資金等を提供し、又は便宜を供与するなどの関与をしていると認められる関係を有すること。

 役員又は経営に実質的に関与している者が暴力団員等と社会的に非難されるべき関係を有すること。

4 第2項第2号の委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結については、委託契約の内容として、以下の規定等を盛り込むものとする。

(1) 秘密保持義務に関する規定

(2) 事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止

(3) 特定個人情報の目的外利用の禁止

(4) 再委託における条件

(5) 漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任に関する規定

(6) 委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄に関する規定

(7) 従業者に対する監督・教育に関する規定

(8) 契約内容の遵守状況について報告を求める規定に関する規定

(9) 特定個人情報を取り扱う従業者の明確化に関する規定

(10) 委託者が委託先に対して実地の調査を行うことができる規定

5 町は、委託先の管理については、総務課を責任部署とする。

6 町は、委託先において特定個人情報の安全管理が適切に行われていることについて、1年に1回以上の頻度で及び必要に応じてモニタリングをするものとする。

7 町は、委託先において情報漏えい事故等が発生した場合に、適切な対応がなされ、速やかに町に報告される体制になっていることを確認するものとする。

8 委託先は、町の許諾を得た場合に限り、委託を受けた個人番号関係事務又は個人番号利用事務の全部又は一部を再委託することができるものとする。再委託先が更に再委託する場合も同様とする。

9 町は、再委託先の適否の判断のみならず、委託先が再委託先に対しても必要かつ適切な監督を行っているかどうかについても監督する。

10 町は、委託先が再委託をする場合、当該再委託契約の内容として、第4項と同等の規定等を盛り込ませるものとする。

附 則

この訓令は、平成28年1月1日から施行する。

別表

職員等(扶養家族を含む)に係る個人番号関係事務

給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務

雇用保険届出事務

労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務

健康保険・厚生年金保険届出事務

職員等の配偶者に係る個人番号関係事務

国民年金の第3号被保険者の届出事務

職員等以外の個人に係る個人番号関係事務

報酬・料金等の支払調書作成事務

配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務

不動産の使用料等の支払調書作成事務

不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務

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特定個人情報取扱規程

平成27年12月28日 訓令第13号

(平成28年1月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第1節 事務分掌
沿革情報
平成27年12月28日 訓令第13号