○住民基本台帳の閲覧等に関する事務取扱要綱

平成18年10月30日

告示第93号

注 平成27年12月から改正経過を注記した。

(趣旨)

第1条 この要綱は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「住基法」という。)に基づく住民基本台帳の一部の写しの閲覧等に係る事務に関し、住民基本台帳法施行令(昭和42年政令第292号)及び住民基本台帳の一部の写しの閲覧及び住民票の写し等の交付に関する省令(昭和60年自治省令第28号。以下「省令」という。)に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(閲覧の方法)

第2条 閲覧しようとする個人の住民票が特定されていない不特定多数の者に係る住民基本台帳を閲覧しようとする場合は、住民基本台帳に替えて、住基法第11条第1項に規定する、住民基本台帳の一部の写し(住民基本台帳に記録されている事項のうち氏名、出生の年月日、男女の別、住所を記載したものをいい、以下「閲覧台帳」という。)をもって閲覧に供するものとする。ただし、ドメスティック・バイオレンス及びストーカー行為等の被害者等で、町長が支援措置を講じた者については閲覧台帳の該当ページから支援対象者に係る個人情報を削除した状態で複製を作成し、原本と差し替えて複製したページをもって閲覧に供するものとする。なお、原本は、特別な請求がある場合に限り閲覧に供することができるように、別途保管する。

2 閲覧しようとする個人の住民票が特定されている者に係る住民基本台帳を閲覧しようとする場合は、原則として世帯主名、続柄、本籍、筆頭者名等の事項を省略した住民票の写しの交付をもって対応するものとする。ただし、特に申出があった場合は、閲覧台帳の該当ページから当該対象者に係る部分のみを複写し、原本に替えて複製したページをもって閲覧に供するものとする。

3 住民基本台帳に記載されている本人から自己に係る閲覧の申出があった場合は、住民票の写しをもって対応するものとする。

第3条 閲覧の取扱いは、町民生活課で行うものとする。

2 前条第1項による閲覧にあたっては、事前予約によることとし、予約の受付は、閲覧希望日の1箇月前から2週間前までとする。

3 閲覧の申請にあたっては、予約者に対して関係書類を交付し、予約者は閲覧希望日の1週間前までに提出しなければならない。ただし、住基法第11条第1項の請求による場合は第1号の書類を、住基法第11条の2第1項の申出による閲覧の場合は、第2号から第7号までの書類を提出するものとする。

(1) 住民基本台帳の一部の写しの閲覧申請書(様式第1号及び第1号の2)(以下「申請書」という。)

(2) 住民基本台帳閲覧申出書(様式第2号)

(3) 誓約書(様式第3号)

(4) 申請者におけるプライバシーポリシー等個人情報保護管理に関する資料

(5) 申請者が法人の場合、法人登記簿の謄本又は登記事項証明書(申請日から6箇月以内のもの(コピーの場合は謄本の原本を併せて提示))

(6) 申請者が受託を受けて閲覧する場合、又は委託して受託者に閲覧させる場合、委託契約書(原本又は写しであることを明らかにしたもの。原本はコピーを取ったうえで返却する。)及び委託者並びに受託者の誓約書、プライバシーポリシー等個人情報保護管理に関する資料、委託者又は受託者が法人の場合、法人登記簿の謄本又は登記事項証明書(申請日から6ヶ月以内のもの(コピーの場合は謄本の原本を併せて提示)

(7) 閲覧目的を明示した資料(調査要綱、調査用紙等)

(閲覧用リストの更新)

第4条 住民閲覧用リストの更新は、7月及び1月にそれぞれ当該月の前月末までの届出分を処理するものとする。

(閲覧の実施に関する時期及び団体数)

第5条 閲覧の実施にあたっては、閲覧台帳の管理を適正に行うため以下の取扱いとする。

(1) 閲覧時間は、午前9時から正午まで及び午後1時から午後4時までとし、閲覧件数に応じて指定するものとする。

(2) 閲覧者(団体)の数は、午前9時から正午まで又は午後1時から午後4時まで(以下「半日」をいう。)を単位とし、それぞれ1個人(団体)とする。

(3) 閲覧のための人数は、申請1件につき2人以内とする。

(4) 閲覧は、半日を単位とし、午前及び午後を通しても可とする。

(5) 国、地方公共団体等又はこれらから委託を受けた者が閲覧を行う場合にあっては、必要に応じて閲覧者の人数の調整を行うものとする。

(6) 閲覧内容の転記にする場合の筆記用具は、鉛筆(シャープペンシル含む。)を使用するものとする。

(7) 閲覧にあたって閲覧者に対し必要な注意事項を周知するものとする。

(閲覧の制限等)

第6条 閲覧台帳から転記する項目は、氏名、出生の年月日、男女の別、住所のうち閲覧目的に必要な事項に限るものとする。

2 住基法第11条の2第1項第1号の規定により閲覧させることができる場合は、住民基本台帳の一部の写しの閲覧についての公益性の判断に関する基準(平成18年総務省告示第495号)の定める基準に照らし、公益性が高いと町長が認めた場合。

3 住基法第11条の2第1項第2号に規定により閲覧させることができる場合は、地方自治法(昭和22年法律第67号)第157条の定めによる団体で、その団体が行う地域住民の福祉の向上に寄与する活動のうち、公益性が高いと町長が認めた場合。

4 住基法第11条の2第1項第3号に規定により町長が定めるものは次のとおりとする。

(1) 訴訟を提起する際に相手方の居住関係を確認する場合

(2) マンションの管理組合が管理業務を行うために当該マンションの居住者を確認する必要があって、他に手段がない場合

(3) 間違った郵便物又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第3項に規定する信書便物が配達されるといった事情がある場合に、自らの住所に勝手に住所をおいている者がいないかどうかを確認したいとの申出があった場合

(閲覧の審査及び承認)

第7条 住基法第11条の2第1項の申出により閲覧について、第3条の住民基本台帳閲覧申請があったときは、町長は内容を審査し、可否の決定を行い、申請者に対して閲覧承認(非承認)決定通知書(様式第4号)により通知を行うものとする。

2 前項により閲覧を承認したときは、町長は住民基本台帳閲覧申請書に記載された閲覧者に対し、住民基本台帳閲覧申出に係る閲覧者に関する照会書(様式第5号)により照会しなければならない。

(閲覧者等本人であることの確認等)

第8条 住基法第11条第1項の規定に基づく閲覧者は、閲覧にあたり国又は地方公共団体(以下「国等」という。)の職員たる身分を示す証明書(以下「身分証明書」という。)を提示しなければならない。

2 前項の身分証明書に本人の顔写真が貼付されていない場合は、住民基本台帳カード、個人番号カード又は旅券、運転免許証その他官公署が発行した顔写真付の身分証明書の提示を求めることができるものとする。

3 町長は、閲覧者が申請の際に明らかにされた閲覧者であるか疑わしいときは、当該請求に係る国等に照会する等の方法により確認しなければならない。

4 住基法第11条の2第1項の規定に基づく閲覧者が閲覧するに当たっては、次に掲げるいずれかの書類を提示しなければならない。

(1) 住民基本台帳カード、個人番号カード又は旅券、運転免許証その他官公署が発行した顔写真付の身分証明書若しくは閲覧者が本人であることを確認するため町長が適当と認める書類

(2) 町長は、本人確認に当たっては前各項に定めるほか必要に応じて、適宜、口頭で質問を行って補足する等の措置を講じるものとする。

(平27告示142・一部改正)

(閲覧時の立会い等)

第9条 閲覧の際は、申請書又は住民基本台帳閲覧申請書の記載事項を確認のうえ、原則として職員立会いのもとに、所定の場所において閲覧させるものとする。

2 閲覧の際は、閲覧に必要なもの以外は、閲覧場所に持ち込まないこととする。また、携帯電話、カメラ、コピー機等の持ち込み及び使用を禁止する。

3 閲覧者が閲覧場所を一時離れる際は、記録紙及び閲覧台帳を職員に返却させるものとする。

(転記内容の点検及び手数料の徴収)

第10条 閲覧終了後は、職員が転記内容を点検のうえ、記録紙の写しを取り、別に定めがある場合を除き、閲覧件数に応じた手数料(大河原町手数料徴収条例(平成12年条例第1号)第2条第25号)を徴収するものとする。

2 記録紙に不要な内容や閲覧申請事項以外のものが転記されている場合は、記録紙を回収・廃棄処分し、以後の閲覧を禁止するものとする。

(消除された住民票に係る閲覧申請等)

第11条 消除された住民票については、その閲覧請求に応じないものとする。

(ドメスティック・バイオレンス及びストーカー行為等の被害者等の住民票に係る閲覧請求等)

第12条 第2条第1項に規定する支援対象者に係る住民票の閲覧の申出がなされたときは、次により取扱うものとする。

(1) 加害者が判明している場合で、加害者から申出若しくは請求がなされたとき(閲覧者及び個人閲覧事務取扱者若しくは法人閲覧事務取扱者の中に加害者が含まれている場合を含む。以下この条において同じ。)は、住基法第11条の2第1項各号に掲げる活動に該当しないものとして、閲覧を拒否するものとする。

(2) 支援対象者本人から申出がなされたときは、住基法第12条第1項の規定により住民票の写し等を交付するものとする。この場合において、住基法第12条第3項及び省令第4条第1項の規定により請求事由を明らかにさせるとともに、第7条第4項第1号及び第2号の例により、本人であることの確認を行うものとする。

(3) その他の第三者から申出がなされたときは、本人であることの確認及び利用の目的等について厳格に審査し、加害者等が閲覧することがないよう努めなければならない。

2 町長は、法第11条第1項による請求及び特別な理由による閲覧の申出がなされたときは、前項第1号及び第3号に準じて取り扱うものとする。

(閲覧状況の公表)

第13条 町長は、法第11条第3項及び法第11条の2第12項の規定に基づき、閲覧の状況を広報紙等に掲載するなどの方法により年1回公表するものとする。

2 法第11条第1項の請求による閲覧(犯罪捜査等のための請求に係るものを除く。)の状況について公表する事項は、次のとおりとする。

(1) 閲覧の請求をした国又は地方公共団体の機関の名称

(2) 請求の事由

(3) 閲覧の年月日

(4) 閲覧に係る住民の範囲

3 法第11条の2第1項の申出による閲覧(同項第3号に掲げる活動に係るものを除く。)の状況について公表する事項は、次のとおりとする。

(1) 申出者の氏名(申出者が法人の場合にあっては、その名称及び代表者又は管理人の氏名)

(2) 利用目的の概要

(3) 閲覧の年月日

(4) 閲覧に係る住民の範囲

(その他)

第14条 この要綱に定めるもののほか、必要となる事項については別に定めるものとする。

附 則

(施行期日)

1 この告示は、平成18年11月1日から施行する。

(要領の廃止)

2 住民基本台帳の閲覧等に関する事務取扱要領(昭和58年)は廃止する。

附 則(平成19年11月12日告示第79号)

この告示は、平成19年10月1日から適用する。

附 則(平成27年12月22日告示第142号)

この告示は、平成28年1月1日から施行する。

(平27告示142・一部改正)

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(平27告示142・一部改正)

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(平27告示142・一部改正)

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(平27告示142・一部改正)

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住民基本台帳の閲覧等に関する事務取扱要綱

平成18年10月30日 告示第93号

(平成28年1月1日施行)