○大河原町文書事務規程

昭和52年12月27日

訓令第1号

注 平成24年3月から改正経過を注記した。

目次

第1章 総則(第1条~第8条)

第2章 文書の配付及び収受(第9条~第13条)

第3章 文書の処理、立案、回議、決裁等(第14条~第21条)

第4章 文書の施行(第22条~第28条)

第5章 文書の整理、保管及び保存(第29条~第38条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、大河原町の文書の取扱いに関し、別に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(文書取扱いの原則)

第2条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにしておかなければならない。

(総務課長の職務)

第3条 総務課長は、本庁及び出先機関の文書事務を総括し、適正かつ円滑に処理されるよう常に留意し、必要があると認めるときは、当該事務の処理に関し調査を行い、報告を求め、又は指導しなければならない。

(主管課長の職務)

第3条の2 主管課長は、課内の事務文書を総括し、回議文書の審査及び課内の文書管理について、適性かつ円滑に処理されるよう指導調整をしなければならない。

(文書取扱主任)

第4条 本庁の課(局を含む。以下同じ。)及び出先機関に文書取扱主任(以下「主任」という。)を置く。

2 本庁の課の主任は課長補佐(課長補佐を置かない課(局を含む。)にあっては、主管課長の指名する者)、出先機関にあってはその長を充てるものとする。

(主任の職務)

第5条 主任は、主管課長の命を受け、次の各号に掲げる事務を処理しなければならない。

(1) 文書の収受、発送に関すること。

(2) 文書の整理、保管及び保存に関すること。

(3) 起案文の調整に関すること。

(4) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関すること。

(文書関係帳簿)

第6条 総務課には、次の各号に掲げる帳簿を備えなければならない。

(1) 親展(書留)文書収受簿(様式第1号)

(2) 金券等収受簿(様式第2号)

(3) 料金後納郵便物差出票(様式第3号)

(4) 文書送達簿(様式第4号)

(5) 布令簿(様式第5号)

2 各課には、次の各号に掲げる帳簿を備えなければならない。

(1) 文書収発簿(様式第6号)

(文書の種類)

第7条 文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 法規文

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(2) 公示文

 告示 行政処分又は法令により公表すべき一定の事実について町民に公示するもの

 公告 単に一定の事実について町民に公示するもの

(3) 令達文

 訓令 権限の行使又は職務に関し所属の機関又は職員に対し命令するもので公表するもの

 達 特定の個人又は団体に対して行い行政処分を表わすもの

 指令 個人、団体からの申請又は願いに対して行う行政処分を表わすもの

(4) 往復文

通達、通知、照会、依頼、回答、報告、諮問、答申、進達、副申、申請、届、建議、協議等

(5) その他

契約書、辞令、裁決書、証書、表彰文、あいさつ文、書簡文等

(文書の記号及び番号)

第8条 文書(前条第2号イ及び第5号に掲げるものを除く。)には、記号及び番号をつけなければならない。

2 文書の記号は、別表のとおりとする。

3 文書の番号は、第27条の規定により原議に付された番号とする。

第2章 文書の配付及び収受

(文書の配付及び収受)

第9条 本庁及び出先機関に到達した文書は、次の各号により主管課に配付するものとする。

(1) 普通文書(次号以外に掲げる文書以外のものをいう。)は総務課(主管課に直接到達したものにあっては主管課)において受領し、主管課において文書の余白に収受印(様式第7号)を押し、収受番号を付して文書収発簿に記載すること。

(2) 親展文書(秘扱いのものを含む。)は総務課において封皮に収受印を押し、親展(書留)文書収受簿により、受領印を徴して町長、副町長あてのものは総務課に、会計管理者あてのものは会計課に、その他のものは名あて人に配付すること。

(3) 現金書留は、総務課において封をしたまま封皮に収受印を押し、親展(書留)文書収受簿により前号の区分により、受領印を徴して配布すること。

(4) 現金、金券、有価証券等が添付してある文書は、総務課においてその余白に通貨等が添付してある旨付記するとともに金券、有価証券は、金券等収受簿により、受領印を徴して会計管理者に配付すること。

(5) 異議申立書、訴願その他収受の日時が権利の得失に関係がある文書は、第1号の例により処理するほか、収受印の下に収受の時刻を朱書して取扱者の印を押し、封皮のあるものは、その封皮を添えて配付すること。

(6) 小包は、総務課において封皮に収受印を押し、書留郵便によるものは親展(書留)文書収受簿により、受領印を徴して主管課に配付すること。

2 2以上の課に関連ある文書は、その関係の最も深い課に配付し、主管課が判明しない文書は、副町長がその主管課を定め配付する。

(料金未払等の取扱い)

第10条 送達された文書のうち、郵便料金の未払又は不足のものがあるときは、総務課長が認めるものに限り、その料金を支払って収受するものとする。

(誤配文書の回送)

第11条 主管課長は、第9条の規定により配付された文書のうち、その主管に属さないものがあるときは、直ちに総務課長に回送しなければならない。

第12条 削除

(勤務時間外に到達した文書)

第13条 勤務時間外に到達した文書は、勤務時間外に郵便物の受領に関する事務を行う者が受領し、勤務時間開始後速やかに、総務課長に引き渡すものとする。

(平27訓令10・全改)

第3章 文書の処理、立案、回議、決裁等

(文書の処理)

第14条 主管課長は、収受又は配付された文書を査閲し、自ら必要な処置をとるほか、所属職員に指示してすみやかに処理しなければならない。

2 施行期日が指定され、又は予定されている事案の処理は、合議、決裁等必要な手続に要する日時を考慮して起案しなければならない。

(文書の起案)

第15条 文書の起案は、次の各号により処理できるものを除き回議用紙(様式第8号)を用いなければならない。

(1) 定例又は軽易なもので、収受文書の余白に朱書して伺い処理できるもの

(2) 定例又は軽易なもので、所定の様式により施行するもののうち、用紙の余白に朱書して伺い処理できるもの

(3) 経由処理するもので経由簿(様式第9号)により、経由印(様式第10号)を押して処理できるもの

2 前項の規定にかかわらず、緊急を要するものについては、上司の指示を受け、電話又は口頭で処理することができる。この場合においては、軽易なものを除き、その処理要旨を文書により明らかにしておかなければならない。

(文書の処理期限)

第16条 主管課長は、処理期限のある文書については、当該期限内に処理するように努めなければならない。

(起案の要領)

第17条 起案に際しては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 形式は、大河原町公用文の書式等に関する規程による。

(2) 用字、用語は、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代かなづかい(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)によるものとする。

(3) 文体は、口語体とし、その事案の内容を適確に、しかも平易かつ簡明に表わすこと。

(4) 電報案は、特に簡明を旨とし、略符号のあるものは、これを用いること。

(回議書の作成要領)

第18条 回議書の作成に際しては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 回議書は、原則としてインクをもって記載すること。

(2) 回議書には、事案が定例又は軽易なものを除き、起案理由、経過の概要、関係法規その他参考となる事項を付記するとともに、関係書類を添付すること。

(3) 同一案件に関する回議書は、その処理順序にまとめて綴りまとめて綴りがたいときは、所要の事項を付記して回議すること。

(4) 回議書を加除、訂正したときは、軽易なものを除き、その者の印を押すこと。

(5) 特別の取扱いを要する回議書のうち、機密を要するもの、重要なもの及び急を要するものは、その旨回議書の所定欄に朱書すること。

(6) 文書の施行に関し、特別の取扱いを要するものは「親展」、「書留」、「速達」、「配達証明」、「内容証明」、「小包」、「電報」、「はがき」、「広報掲載」等と回議書の所定欄に朱書すること。

(回議の要領)

第19条 回議書を回議するときは、職制の順で査閲又は決裁を受けなければならない。

2 回議書の内容が、他の課に関連するものがあるときは、主管課長の査閲又は決裁を経てその関連する課長に合議しなければならない。

3 前項の合議事項について、課の間で意見を異にするときは、それぞれ町長若しくは副町長が決定するものとする。

(文書の審査及び法令審査委員会への付議)

第20条 次の各号に掲げる回議書は決裁を受ける前に総務課長の審査を受けなければならない。

(1) 条例、規則、訓令、告示等のように公示するもの

(2) 法規の解釈や例規の制定、改廃に関するもの

(3) 前各号に掲げるもののほか、町長が特に必要と認めるもの

2 総務課長は、条例及び重要な規則、規程等については、大河原町法令審査会規程(昭和60年訓令第3号)に定める法令審査委員会に付議するものとする。

3 回議書のうち町長名をもって外部へ発送する文書は、決裁前に主任の審査をうけなければならない。

4 総務課長又は主任は、回議書の内容及び形式について審査し、形式面その他軽易な誤りにあってはこれを修正し、その他のものにあっては起案者に連絡して加除、訂正を求めるものとする。

(決裁済の表示)

第21条 決裁の終った回議書(以下「原議」という。)には、本庁にあっては主任が、出先機関にあっては長が決裁済印(様式第11号)を押すものとする。

第4章 文書の施行

(施行文書の処理)

第22条 施行を要する原議は、特に施行期日を指定されたもののほかは、すみやかに施行しなければならない。

2 施行を要する原議は、別に決裁を受けなければ廃案にし、又は施行を保留することができない。

(文書の施行者名)

第23条 文書の施行者名は、町長名とする。ただし、様式等で定められている場合又は軽易な文書については本文の規定にかかわらず、副町長又は課長の名で施行することができるものとする。

(文書の日付)

第24条 施行する文書の日付けは、発送する日としなければならない。

(浄書及び校合)

第25条 施行する文書は、主管課において浄書、校合するものとする。

(公印等の押印)

第26条 施行する文書には、公印を押さなければならない。ただし、次の各号に掲げるものについては、この限りでない。

(1) 県の機関又は県内の市町村あてに発するもので次に掲げる往復文(知事あてに発するものを除く。)

 会議、研修会、打合せ会、ヒヤリング等の開催に関する文書

 会議、研修会、打合せ会、ヒヤリング等の出席者の回答、報告に関する文書

 図書・刊行物、資料、ポスター等を送付する文書

 定期的に報告する文書

 所掌事務の照会文書

 所掌事務の回答文書

(2) 往復文のうち軽易な文書

(3) 総務課長が適当と認めるもの

2 前項ただし書きの規定により公印の押印を省略する場合は、発信者の下に「(公印省略)」と表示するものとする。

3 行政処分、契約、登記又は証明に関する書類、その他特に必要と認める文書には、契印、割印又は訂正印を押さなければならない。

(文書の発送)

第26条の2 施行する文書は、総務課において発送しなければならない。ただし、特に緊急を要するものその他特別の事情のあるものは、あらかじめ総務課長の承認を受け主管課において発送することができる。

2 前条第1項ただし書きの規定により公印の押印を省略することができるもののうち、同項第1号に掲げる文書の発送については、郵送、使送により行うほか、ファクシミリにより行うことができる。この場合において、ファクシミリによる発送は、主管課において行わなければならない。

3 郵便切手又は官製はがきを使用した場合、主管課は、郵便切手受払簿(様式第12号)に必要事項を記入しなければならない。

(施行文書の登録)

第27条 施行を要する原議は、総務課に回付して施行文書の登録を受けなければならない。ただし、軽易なものは、これを省略することができる。

2 総務課は前項の規定により回付を受けた原議については発送文は、文書収発簿に、法規文、公示文、令達分は布令簿に、達及び指令文は令達簿に登録し、原議に番号を附して直ちに主管課に返付しなければならない。

3 文書の番号は、会計年度ごとに一連番号とする。ただし、往復文のうち、同一案件に関するものについては、当該案件が完結するまで同一のものを用い、また、その案件が2年度以上にわたるものについては、次年度以降は最初の年度の数字をその記号に冠するものとする。

4 条例、規則、規程形式を用いる訓令及び告示の番号は、前項の規定にかかわらず、暦年ごとに一連番号とする。

(原議の整理)

第28条 施行済の原議には、発送年月日を記入、所定欄に発送者の印を押さなければならない。

第5章 文書の整理、保管及び保存

(文書の整理)

第29条 主管課長は、未完結文書又は完結文書に区分してその所在箇所及び処理状況を明らかにしておかなければならない。

2 重要な文書は災害に際しいつでも持ち出すことができるようにあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難に対する予防措置を講じなければならない。

(文書の持出しの禁止等)

第30条 文書は、上司の許可を得ないで、庁外に持ち出し、職員以外の者に示し、若しくは写させてはならない。

(完結文書の編集及び製本)

第31条 完結文書は、主管課において、次の各号に掲げるところにより、文書分類の基準に従い編集及び製本しなければならない。

(1) 編集は、会計年度により区分すること。ただし、条例、規則、規程形式を用いる訓令及び告示の原本並びに会計年度によることが不適当と認められる文書は、暦年により区分すること。

(2) 相互に密接な関係を有し、1冊に編集する2以上の文書で保存期限を異にする場合は、その長期のものに編集すること。

(3) 1冊の厚さは、8センチメートルを限度とすること。

(4) 1冊として編集することができないときは、適当に分冊すること。

(5) 前各号により編集したときは、文書件名目録(様式第13号)、表紙(様式第14号)、及び背表紙(様式第15号)をつけて製本すること。

(保存年限、種別及び文書の分類)

第32条 完結文書の保存は、次の種別により当該保存年限によるものとし、個々の文書保管及び保存年限並びに文書の分類(以下「文書分類表」という。)は、別に定める。ただし、種別が明らかでない文書については事件の軽重により総務課長が決定し、そのいずれかの種別に編入するものとする。

2 文書の保存年限は、会計年度によるものは翌年度、暦年によるものは翌年の初日から起算するものとする。

(種別の標準)

第33条 前条の種別に編入する文書の標準は、次のとおりとする。

第1種 永年保存

(1) 条例、規則及び規程等の制定、改廃に関する文書

(2) 許可、認可、訓令、指令、告示及び契約等に関する重要な文書

(3) 訴願、訴訟等に関する文書

(4) 議会の会議録及び議決書

(5) 職員の人事に関する文書

(6) 財産及び積立金の管理及び処分並びに公の施設の管理に関する文書

(7) 町債に関する文書

(8) 境界変更及び廃置分合等に関する文書

(9) 予算、決算及び町議会に関する重要な書類

(10) 特別職の事務引継書

(11) 任免、賞罰、恩給、褒賞等に関する重要な文書及び履歴書

(12) 町の沿革に関する文書

(13) その他、永年保存を必要とする重要な文書

第2種 10年保存

(1) 国及び県の機関との重要な往復文書

(2) 町税の徴収に関する文書

(3) 地方交付税等に関する重要な文書

(4) 選挙に関する重要な文書

(5) 法令の規定により処分したもので永年保存の必要のないもの

(6) 請願、陳情等のうち、重要な文書

(7) 褒賞及び表彰に関する書類

(8) 決算を終った金銭、物品に関する書類及び工事の設計書並びに工事に関する命令書及び検査復命書

(9) 監査及び出納に関する文書

(10) 文書収発簿等

(11) 租税、その他各種公課に関する文書

第3種 5年保存

(1) 他の市町村及びその機関との重要な往復文書

(2) 請願、陳情等に関する文書

(3) 調査を終った諸報告及び統計資料

(4) 台帳登録を終った諸通知

(5) 契約又は許可の有効期間の経過した文書

(6) 官報、県公報

第4種 3年保存

(1) 宿日直簿、出勤簿、旅行命令簿兼職員の勤務に関する諸帳簿

(2) 材料に関する諸帳簿

(3) 照会、回答その他の往復文書(国又は県との往復文書を除く)

(4) その他3年を必要とする文書

第5種 1年保存

(1) 軽易な文書

(文書の保管)

第34条 主管課は、第31条の規定により編集及び製本した文書を、会計年度によるものは翌年度8月末日まで、暦年によるものはその完結した日の属する年の翌年3月末日までに第33条の種別及び文書分類表の定める分類別に整理し、完結文書で1年間一定の箇所に集め保管しなければならない。

2 整理した文書は、その結果を保存文書目録(様式第16号)に記入し、総務課長へ提出するものとする。

(文書の保存)

第35条 前条に定める期間を経過した完結文書は、当該完結文書の保存年限が満了する日まで主管課長において書庫に収蔵しなければならない。

(書庫の管理)

第36条 書庫は、主管課長が管理し、適切に保存管理しなければならない。

(保存文書の閲覧等)

第37条 書庫に保存した文書(以下「保存文書」という。)を閲覧又は借覧しようとする者は、文書閲覧、借覧書(様式第17号)を主管課長に提出し、その承認を受けなければならない。

2 借覧期間は、7日以内とする。ただし、主管課長が承認したときは、この限りではない。

3 文書を閲覧又は借覧する職員は、これを転貸、抜取り、取替え、書込又は庁外持出しをしてはならない。

(廃棄)

第38条 主管課長は、文書が保存年限を経過したときは、総務課長に廃棄文書目録(様式第18号)を提出し、当該文書を廃棄しなければならない。

2 主管課長は、文書の廃棄に際し、保存年限を更新する必要があると認めるものについては、総務課長の承認を得て、新たに保存年限を付し、当該保存期間へ移行することができる。

3 主管課長は、保存する必要がなくなったと認める文書ついては、総務課長の承諾を得て、保存年限の経過前にこれを廃棄することができる。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、昭和53年4月1日から施行する。

(大河原町処務規程の一部改正)

2 大河原町処務規程(昭和35年訓令第1号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

(経過措置)

3 この訓令施行の際現に使用している簿冊及び用紙は当分の間これを使用することができる。

4 この訓令施行前の文書で編集及び製本が未整理のものについては、主管課において、すみやかに編集及び製本し、総務課に引き継がなければならない。

附 則(平成5年3月12日訓令第5号)

この訓令は、平成5年4月1日から施行する。

附 則(平成10年3月27日訓令第1号)

この訓令は、平成10年4月1日から施行する。

附 則(平成12年5月1日訓令第8号)

この訓令は、平成12年5月1日から施行する。

附 則(平成14年4月1日訓令第10号)

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

附 則(平成14年7月22日訓令第11号)

この訓令は、平成14年8月1日から施行する。

附 則(平成15年3月31日訓令第1号)

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

附 則(平成18年3月29日訓令第2号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年4月1日訓令第2号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年11月12日訓令第11号)

この訓令は、平成19年10月1日から適用する。

附 則(平成21年3月18日訓令第5号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成24年3月12日訓令第2号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成27年10月28日訓令第10号)

この訓令は、平成27年11月1日から施行する。

別表(第8条第2項関係)

(平24訓令2・一部改正)

大総第 号 総務課

大企第 号 企画財政課

大税第 号 税務課

大町第 号 町民生活課

大健第 号 健康福祉課

大子第 号 子ども家庭課

大農第 号 農政課

大商第 号 商工観光課

大地第 号 地域整備課

大水第 号 上下水道課

大会第 号 会計課

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大河原町文書事務規程

昭和52年12月27日 訓令第1号

(平成27年11月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
昭和52年12月27日 訓令第1号
平成5年3月12日 訓令第5号
平成10年3月27日 訓令第1号
平成12年5月1日 訓令第8号
平成14年4月1日 訓令第10号
平成14年7月22日 訓令第11号
平成15年3月31日 訓令第1号
平成18年3月29日 訓令第2号
平成19年4月1日 訓令第2号
平成19年11月12日 訓令第11号
平成21年3月18日 訓令第5号
平成24年3月12日 訓令第2号
平成27年10月28日 訓令第10号